Guide de publication

UdeMCalendrier est à la disposition des membres de la communauté universitaire, qui peuvent y ajouter gratuitement et simplement les activités de leur unité. Toutes les unités de l'UdeM peuvent publier des activités dans le calendrier institutionnel. Les activités publiées s’affichent également sur le site Typo3 de l’unité qui organise l’évènement. Les activités mises sur pied par un tiers ne sont pas autorisées, à moins qu’elles soient réalisées en partenariat avec l'UdeM ou l’une de ses unités.

Les appels de candidatures et leurs dates limites ne sont pas admissibles. Les fiches d’activité doivent être rédigées en français pour être publiées dans le calendrier institutionnel.

Sommaire

Création de compte

La création du compte donne accès à un dossier de stockage pour vos activités. Ce dossier peut être unique ou partagé avec votre faculté ou votre service pour simplifier la gestion des édimestres.

Pour demander la création d’un compte dans UdeMCalendrier, remplissez le formulaire prévu à cet effet.

Ajouter un édimestre

La gestion des édimestres est la responsabilité des unités. Il est important de tenir à jour la liste de vos édimestres dans Active Directory (AD) pour éviter les accès non autorisés.

Pour ajouter ou retirer un édimestre :

Vous connaissez votre gestionnaire de l’outil de gestion locale des permissions (OGLP) : demandez-lui d'ajouter ou de retirer un membre au groupe de gestion des accès du Calendrier dans AD. Pour cela, vous devez lui fournir le nom du groupe. Il est de la forme suivante : unite-typo3-calendrier-unite.
Vous ne connaissez pas votre gestionnaire OGLP ou vous n’en avez pas: remplissez le formulaire d'aides des Technologies de l’information (TI) en y ajoutant les informations suivantes :

Pour un ajout
- DESCRIPTION DE LA DEMANDE
  Service : ADMINISTRATION / Outil de gestion locale des permissions (OGLP)
  Court résumé : Ajout d’un membre à un groupe AD existant
  Description détaillée :
  SVP ajouter le membre suivant au groupe d’accès de mon unité : unite-typo3-calendrier-unite (remplacer la forme générique par le nom de votre groupe)
  Monsieur Untel - <adresse courriel> - <identifiant>
- RENSEIGNEMENTS PERSONNELS (compléter la section)
Pour un retrait
- DESCRIPTION DE LA DEMANDE
  Service : ADMINISTRATION / Outil de gestion locale des permissions (OGLP)
  Court résumé : Retrait d’un membre d’un groupe AD existant
  Description détaillée :
  SVP supprimer le membre suivant du groupe d’accès : unite-typo3-calendrier-unite (remplacer la forme générique par le nom de votre groupe)
  Monsieur Untel - <adresse courriel> - <identifiant>
- RENSEIGNEMENTS PERSONNELS (compléter la section)

Note : Le Centre de services des TI garantit le traitement des demandes dans un délai de 24 à 48 heures. Si vous n’avez pas reçu de confirmation dans ce délai, contactez-nous.

Authentification

Avant la première authentification, il est important :
- D'avoir fait une demande de création de compte.
- D'avoir été ajouté comme édimestre dans son groupe AD.
- D'attendre 30 minutes après avoir été ajouté dans le groupe AD.
Pour vous authentifier, allez à l'adresse : calendrier.umontreal.ca/typo3/

Créer une fiche d'activité 

Pour ajouter une activité :

Sélectionnez Activités dans la section Web du menu de gauche.
Sélectionnez le dossier de votre unité (surligné en bleu) dans la section de l’arborescence.
Cliquez sur l'icône du calendrier pour créer une activité.

Lorsque votre nouvelle fiche d’activité est créée, plusieurs onglets s’affichent. À l’intérieur de certains, vous devrez obligatoirement enregistrer des informations spécifiques dans certains champs. Il est suggéré de remplir la fiche en respectant l'ordre des onglet.

Général

Titre

Le titre principal de l'activité compte un maximum de 90 caractères. C’est le titre court dans les listes d'activités. Il est obligatoire. 

Le titre est descriptif et succinct.
Il est en minuscules.
Il est formulé en français.
Les titres avec la formule « À venir » ne sont pas autorisés.
Vous pouvez intégrer des espaces insécables pour que votre titre s’affiche correctement peu importe la taille de l’écran.

Titre de la fiche d’activité

Au besoin, un titre plus long peut être ajouté sur la fiche détaillée de l’activité.

Segment d'URL

Il s'inscrit lorsque vous enregistrez votre activité.

Image

L'image est toujours carrée (rapport 1 : 1) et les dimensions minimales recommandées sont de 1000 pixels sur 1000 pixels. Le poids de téléchargement est limitée à 250 Ko, pensez à optimiser vos images.

Pour ajouter une image :

Cliquez sur le bouton Créer une nouvelle relation.
Assurez-vous de bien avoir sélectionné le dossier Image de votre unité.
Choisissez une image déjà présente ou qui se trouve dans la section Envoyer des fichiers.
Cliquez sur Sélect. Fichiers pour sélectionner une image, puis sur le bouton Envoyer des fichiers.
Choisissez l'image retenue et cochez la case « Définir la valeur spécifique de l'élément ». Inscrivez le texte alternatif de l'image.
Au besoin, ouvrez l'éditeur d'images pour un recadrage.

Statuts

Par défaut, une activité créée se trouve ouverte à la communauté. Vous pouvez changer son statut pour l’un des choix suivants :

Annulé
Reporté
Complet
Modifié
Payant ‒ Cette mention s'affiche automatiquement lorsqu'une somme est indiquée dans le champ Prix.

Description

Saisissez la description de votre activité en quelques lignes ou paragraphes. Votre texte devrait contenir un maximum de 250 mots.

La description est en français seulement.
Elle contient uniquement du texte (pas d'images ni de vidéos).
Pour mettre du contenu en évidence, utilisez le gras (pas de majuscules).
Utilisez les titres des niveaux 2 et 3 si vous souhaitez découper votre description en sections.
Évitez la formule « À venir ».

Date

Spécifiez la date et l'heure de début et de fin de votre activité.

Si elle se déroule sur plusieurs jours, vous devez dupliquer la fiche d’activité pour chacune des dates.
Allez dans le mode Liste et sélectionnez votre dossier d'activités.
Copiez la fiche à dupliquer dans le presse-papiers une fois seulement.
Collez-la dans votre dossier autant de fois que nécessaire. Le segment d'URL permet de les distinguer, chaque nouvelle occurrence est incrémentée de 1, par exemple mon-activité-1, puis mon activité-2, etc.
Modifiez les dates de chaque fiche et enregistrez.
Si une fourchette de dates est indiquée, l'activité sera affichée une seule fois, à la date de début spécifiée.
L'oubli de la date et de l’heure de fin peut nuire au partage ou à l'ajout d'une activité dans un calendrier (Outlook, Google Agenda).

Prix

Inscrivez le prix dans le champ Prix. Si plusieurs prix sont offerts, vous devez indiquer le prix de départ dans le champ Prix et le prix le plus élevé dans le champ Prix maximum.

Lien vers une billetterie externe 

Si les billets de votre activité sont vendus sur une plateforme de paiement externe, inscrivez son URL.

Classification

Lieu

Mots-clés

Relations

Accès

Conseils rédactionnels

Les activités qui ne respectent pas les recommandations contenues dans ce guide ne seront pas affichées dans UdeMCalendrier.

Pour garantir un contenu cohérent et concis, veuillez respecter les normes suivantes lors de la rédaction de votre fiche d’activité :

La description de votre activité doit être en français uniquement.
Il ne doit pas y avoir de texte dans les images.
Pour une lisibilité optimale, évitez les formes tronquées. Si le nombre de caractères est limité, privilégiez l’emploi de formulations neutres. Lorsque cela est impossible, l’utilisation des doublets abrégés, tels que les parenthèses ou les crochets, est acceptée. L’utilisation du point médian n’est pas recommandée.
La description de votre activité ne doit pas contenir les renseignements déjà présents ailleurs dans la fiche : date, lieu, tarif, titre de l’activité, etc.
Avant de publier votre fiche d’activité, assurez-vous que toute l’information importante s’y trouve. Un court texte descriptif est obligatoire. Au besoin, utiliser des titres de niveau 3 pour structurer l’information et respecter les normes d’accessibilité Web. Évitez les formules du type « À venir » ou « Bientôt disponible ».
Si votre activité se déroule à différents moments d’une même journée, par exemple la projection d’un film, évitez de faire plusieurs fiches. Une seule fiche suffit, avec le détail des différentes heures.
Pour le titre, respectez la limite de 90 caractères. Sinon, il sera automatiquement coupé en milieu de mot. Assurez-vous que votre titre est descriptif et, si possible, unique.
Si vous devez ajouter des hyperliens dans votre fiche, n’utilisez pas d’URL provenant d’un message courriel. Pour des raisons de sécurité, privilégiez plutôt l’adresse Web d’origine.

Personnes-ressources, conférenciers et mots-clés

Ajouter

Vous pouvez enregistrer des personnes-ressources, des conférencières ou conférenciers et des mots-clés sans passer par la création d'une fiche d'activité. En les ajoutant à l'avance, vous pourrez les intégrer rapidement lors de la création de vos fiches d'activité.

Sélectionnez Activités dans la section Web du menu de gauche.
Sélectionnez le dossier de votre unité (surligné en bleu) dans la section de l’arborescence.
Cliquez sur l'icône contact, conférencier ou mot-clé pour ajouter une référence (des infobulles vous guiderons)
Complétez les informations requises pour chaque champ et enregistrer

Copie d'écran - Ajouter un contact, un conférencier ou un mot-clé

Consulter les listes

Vous souhaitez consulter la liste des personnes-ressources, des conférenciers ou des mots-clés ?

Sélectionnez Liste dans la section Web du menu de gauche.
Sélectionnez le dossier de votre unité.
En mode liste, vous pouvez ajouter des activités, des personnes-ressources, des conférenciers et des mots-clés en cliquant sur le bouton créer un nouvel enregistrement.

Copie d'écran - Comment consulter un contact

Rechercher une activité

Pour trouver une activité dans Typo3, utilisez l'interface de recherche du module d'extension Activités. La recherche s'effectue uniquement par titre.

Pour chercher parmi les activités de votre unité :

Sélectionnez Activités dans la section Web du menu de gauche.
Sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez effectuer une recherche.
Saisissez votre requête et, dans la liste déroulante, sélectionnez Dans ce dossier, puis cliquez sur la loupe.

Pour chercher parmi les activités de l’ensemble du calendrier institutionnel :

Sélectionnez le dossier Activités du calendrier.
Saisissez votre requête, et, dans la liste déroulante, sélectionnez 2 niveaux plus bas, puis cliquez sur la loupe.
Pour restreindre la portée de la recherche utilisez les champs dates de début et de fin.

Pour toutes demandes  