Titre

Le titre principal de l'activité compte un maximum de 90 caractères. C’est le titre court dans les listes d'activités. Il est obligatoire. 

• Le titre est descriptif et succinct.
• Il est en minuscules.
• Il est formulé en français.
• Les titres avec la formule « À venir » ne sont pas autorisés.
• Vous pouvez intégrer des espaces insécables pour que votre titre s’affiche correctement peu importe la taille de l’écran.

Titre de la fiche d’activité

• Au besoin, un titre plus long peut être ajouté sur la fiche détaillée de l’activité.

Segment d'URL

• Il s'inscrit lorsque vous enregistrez votre activité. 

Image

L'image est toujours carrée (rapport 1 : 1) et les dimensions minimales recommandées sont de 1000 pixels sur 1000 pixels. Le poids de téléchargement est limitée à 250 Ko, pensez à optimiser vos images.

Pour ajouter une image : 

• Cliquez sur le bouton Créer une nouvelle relation.
• Assurez-vous de bien avoir sélectionné le dossier Image de votre unité.
• Choisissez une image déjà présente ou qui se trouve dans la section Envoyer des fichiers.
• Cliquez sur Sélect. Fichiers pour sélectionner une image, puis sur le bouton Envoyer des fichiers.
• Choisissez l'image retenue et cochez la case « Définir la valeur spécifique de l'élément ». Inscrivez le texte alternatif de l'image.
• Au besoin, ouvrez l'éditeur d'images pour un recadrage. 

Statuts

Par défaut, une activité créée se trouve ouverte à la communauté. Vous pouvez changer son statut pour l’un des choix suivants :  

• Annulé
• Reporté
• Complet
• Modifié
• Payant ‒ Cette mention s'affiche automatiquement lorsqu'une somme est indiquée dans le champ Prix. 

Description

Saisissez la description de votre activité en quelques lignes ou paragraphes. Votre texte devrait contenir un maximum de 250 mots.

• La description est en français seulement.
• Elle contient uniquement du texte (pas d'images ni de vidéos).
• Pour mettre du contenu en évidence, utilisez le gras (pas de majuscules).
• Utilisez les titres des niveaux 2 et 3 si vous souhaitez découper votre description en sections.
• Évitez la formule « À venir ».

Date

Spécifiez la date et l'heure de début et de fin de votre activité. Une activité ne peut pas s'étendre sur plus de 24 heures. Si elle se déroule sur plusieurs jours, vous devez utiliser la fonction récurrence. 

• L'oubli de la date et de l’heure de fin peut nuire au partage ou à l'ajout d'une activité dans un calendrier (Outlook, Google Agenda).

Prix

Inscrivez le prix dans le champ Prix. Si plusieurs prix sont offerts, vous devez indiquer le prix de départ dans le champ Prix et le prix le plus élevé dans le champ Prix maximum.

Lien vers une billetterie externe 

Si les billets de votre activité sont vendus sur une plateforme de paiement externe, inscrivez son URL. 

Pour faciliter la recherche de votre activité dans le moteur de recherche, vous devez remplir les champs de cet onglet.

Types

• Choisissez un type d’activité parmi les éléments disponibles.

Thèmes

• Choisissez un thème parmi les éléments disponibles.

Publics

• Spécifiez les publics à qui s'adresse l'activité. Vous pouvez en choisir plus d’un. 

Campus

• Préciser le campus où a lieu votre activité. Si elle est offerte en ligne, sélectionnez l’option hors campus. 

Sélectionnez le mode de votre activité : 

• En ligne 
• En personne
• Hybride

Activités en ligne

• Spécifiez l’URL de votre activité sur la plateforme de diffusion virtuelle.

Activités en personne

Vous pouvez sélectionner un lieu institutionnel ou saisir un lieu personnalisé. Le choix d'un lieu institutionnel permet d'uniformiser le nom des lieux et de bénéficier du calcul d'itinéraire par le biais de Google Maps.

• Pour ajouter un lieu institutionnel
  • Effectuez une recherche (évitez les termes génériques comme pavillon).
  • Consultez la liste des lieux en cliquant sur l'icône Dossier. Pour lancer une recherche, pressez la touche Entrée de votre clavier après la saisie du lieu.
  • Vous pouvez préciser l'étage et le local une fois le lieu sélectionné.
• Pour ajouter un lieu personnalisé, vous devez remplir les champs. Le lieu personnalisé est enregistré dans la fiche d'activité et ne peut pas être réutilisé dans une autre fiche. De plus, les lieux personnalisés ne bénéficient pas du calcul d'itinéraire.
• Activités hybrides
  • Vous devez combiner les directives des activités en personne et en ligne.

À cette étape, il est recommandé d'enregistrer sa fiche. Ensuite, spécifiez qui sont les personnes-ressources, les conférenciers et conférencières, les responsables de l’organisation ou les activités reliées au besoin.

Personnes-ressources

• Vous pouvez sélectionner, ajouter ou modifier une personne-ressource. Pour en ajouter une, indiquez son nom, son courriel et son numéro de téléphone.

Organisation

• Sélectionnez l’unité organisatrice dans la liste déroulante de choix. Vous pouvez en ajouter plusieurs. Si votre organisation ne figure pas dans la liste, veuillez contacter l’équipe du Calendrier. 

Conférencière ou conférencier

• Vous pouvez sélectionner, ajouter ou modifier des conférenciers. Pour ajouter une conférencière ou un conférencier, indiquez ses nom et prénom, rédigez une courte biographie et ajoutez une photo d'une taille minimale de 1000 pixels sur 1000 pixels.

Activités reliées

Vous pouvez mettre en relation plusieurs activités publiées dans le calendrier institutionnel. Cela peut être utile si votre activité fait partie d’une série thématique ou d’un ensemble de conférences.

• Sélectionnez le dossier de l'organisation.
• Faites une recherche et sélectionnez la ou les activités à associer à votre activité.

C’est le moment de publier! Vous pouvez mettre en ligne votre activité ou la programmer pour une date ultérieure. 

Publication immédiate

• Décochez le bouton Cacher pour mettre en ligne votre activité.

Publication ultérieure

• Sélectionnez la date à laquelle vous souhaitez publier votre fiche d’activité. Il n'est pas nécessaire d'indiquer une date de fin.
• Décochez le bouton Cacher.
• Enregistrez et fermez la fiche d'activité.